Дубликаты паспортов изготавливаются в следующих случаях:

— при утрате оригинального паспорта;

— при ветхости или порчи паспорта, по этой причине невозможности его использовать;

— отсутствие паспорта на русском языке;

— не соответствие предъявляемым требованиям стандартов и правил к оформлению и содержанию существующего паспорта;

— при модернизации или замене основных узлов технического устройства;

При утрате паспорта на техническое устройство, которое находится на регистрации в органах Госгортехнадзора, владелец обязан запросить дубликат на предприятии изготовителе. Если такая возможность отсутствует, то владелец должен обратиться в организацию, имеющую лицензию Госгортехнадзора на разработку эксплуатационных документов. В такую организацию необходимо обратиться владельцу или фирме-поставщику при покупке технического устройства, закупленного за границей.

Владелец технического устройства или фирма-поставщик обязаны предоставить организации изготовителю паспорта(дубликата) все имеющие у них сведения, необходимые для составления документа.

— название предприятия изготовителя технического устройства, страны, год изготовления, заводской номер. Эти сведения, возможно, найти на табличке или в сопроводительной документации, если отсутствует данная информация, то возможно ее найти на аналогичных устройствах одной поставки.

— чертеж (сборочный чертеж) с необходимыми видами и спецификациями. при отсутствии чертежей от завода изготовителя возможно изготовить чертежи по фактическим размерам (данная документация необходима, например для проведения расчетов на прочность);

— технические характеристики устройства, если необходима информация, то указывается разрешительные параметры;

— при необходимости, документы по проведению испытаний узлов и элементов (для этого могут производиться техническое диагностирование, ультразвуковая толщинометрия, экспериментальное определения характеристик материалов, ультразвуковой контроль и т.д.);

— данные об органах управления устройства;

— данные об основных элементах технического устройства, размеры, материалы;

— при необходимости, копии сертификатов на части и элементы с данными по химическому составу.

Организации при составлении дубликата необходимо выполнить следующие работы:

— проверка полноты предоставленной информации;

— заполнение разделов, относящихся к сведениям изготовителя;

— установление аналогов отечественным импортных материалов;

— при необходимости, выполнить расчеты на прочность, пропускную способность;

— подтверждение о пригодности технического устройства для работы с заданными параметрами.